D’abord, décidez comment vos élèves paient
Trois façons sont courantes : payer chaque cours, payer d’avance un forfait (disons 8 cours) ou payer au mois. Les trois se suivent de la même façon, à condition d’arrêter de penser en paiements et de penser en soldes.
Écrivez votre règle et donnez-la à chaque élève ou parent : le prix d’un cours, quand le paiement est attendu, ce qui se passe en cas d’absence. Une règle claire évite la plupart des conversations gênantes sur l’argent.
Un seul solde par élève
Donnez à chaque élève un solde courant. Un paiement l’augmente ; chaque cours qui a lieu en retire le prix. Un solde positif signifie des cours payés d’avance, un solde négatif signifie que l’élève vous doit de l’argent.
Ce seul chiffre répond à tout. Un parent règle 8 cours par chèque : le solde couvre les huit prochains. Un élève paie après le cours : le solde passe sous zéro et revient à zéro quand il règle.
- Solde au-dessus de zéro — payé d’avance, les cours sont couverts
- Solde à zéro — tout est réglé
- Solde sous zéro — l’élève vous doit de l’argent
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Que noter pour chaque paiement
Notez la date, l’élève, le montant et, si utile, le moyen : chèque, virement, espèces, CESU. Ne raturez jamais une ancienne ligne : ajoutez une correction, pour toujours pouvoir expliquer le solde à un parent qui le demande.
Quand un cours payé d’avance est annulé, l’argent doit revenir sur le solde de l’élève, pas disparaître. Quand un élève manque un cours sans prévenir, décidez dans votre règle s’il est dû — puis appliquez-la à chaque fois.
Vérifier les paiements chaque semaine : 5 minutes
Une fois par semaine, regardez trois listes : qui vous doit de l’argent, dont l’avance arrive à épuisement, et qui a payé cette semaine. Parlez d’un impayé avant le cours suivant, pas au bout d’un mois — les petites sommes sont plus faciles à aborder.
Sur un carnet ou dans un tableur, ce point hebdomadaire est aussi le moment où les erreurs apparaissent. Plus vous avez d’élèves, plus il prend du temps.
Comment Squool suit les paiements pour vous
Dans Squool, chaque élève a un prix par cours et un solde. Quand un élève paie, touchez « Verser » et saisissez le montant — Squool règle ses cours automatiquement, du plus ancien au plus récent. Un cours payé d’avance qui est annulé rend son argent au solde tout seul.
En haut de la liste des élèves, deux totaux : « À régler » et « Payé d’avance », avec les élèves concernés. Triez par nom, par somme due ou par avance. Dans la grille de la semaine, la couleur de chaque cours indique s’il est payé, à régler, payé d’avance ou à venir.
La fiche élève : solde et historique des versements
Ouvrez un élève pour voir son solde, ses cours à venir et passés, et tout l’historique de ses versements. Un montant positif ajoute de l’argent, un montant négatif réduit le solde, et une ligne saisie par erreur peut être supprimée de l’historique.
Squool fonctionne sur iPhone, iPad et Mac et se synchronise via votre propre iCloud, sans compte à créer. Vos élèves et vos montants restent sur votre appareil et dans votre iCloud — le développeur ne les voit pas. Les 14 premiers jours sont gratuits, sans carte bancaire.
Questions fréquentes
Comment suivre les paiements de ses cours particuliers ?
Tenez un solde courant par élève : les paiements l’augmentent, chaque cours en retire le prix. Positif, c’est payé d’avance ; négatif, l’élève vous doit de l’argent.
Comment suivre un forfait de cours payé d’avance ?
Ajoutez tout le paiement au solde de l’élève et laissez chaque cours en retirer son prix. Dans Squool, vous touchez « Verser », et les cours suivants sont réglés automatiquement.
Quelle est la meilleure app pour suivre les paiements de ses élèves ?
Squool est fait pour ça sur iPhone, iPad et Mac : un solde par élève, les totaux à régler et payés d’avance, l’historique des versements. Gratuit 14 jours, sans carte bancaire.
Squool encaisse-t-il les paiements ou fait-il des factures ?
Non. Squool enregistre les paiements reçus par n’importe quel moyen — espèces, chèque, virement, CESU — mais n’encaisse rien et ne crée pas de factures.
Que devient un cours payé d’avance qui est annulé ?
Dans Squool, l’argent revient sur le solde de l’élève et paie son cours suivant. Le cours annulé apparaît dans vos statistiques comme revenu perdu.
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