Сначала решите, как платят ученики
Обычно есть три варианта: оплата за каждое занятие, предоплата за пакет (скажем, 8 занятий) или оплата раз в месяц. Все три можно вести одинаково, если перестать думать платежами и начать думать балансом.
Запишите своё правило и сообщите каждому ученику или родителям: сколько стоит занятие, когда ждёте оплату и что происходит при пропуске. Понятное правило снимает большую часть неловких разговоров о деньгах.
Один баланс на ученика
У каждого ученика — один текущий баланс. Оплата добавляет на него деньги, каждое проведённое занятие списывает свою цену. Плюс — у ученика есть предоплата, минус — он вам должен.
Это одно число отвечает на все вопросы сразу. Родители оплатили 8 занятий вперёд — баланса хватит на следующие восемь. Ученик платит после занятия — баланс уходит в минус и возвращается к нулю, когда он заплатит.
- Баланс больше нуля — предоплата, занятия покрыты
- Баланс равен нулю — всё рассчитано
- Баланс меньше нуля — ученик должен вам
Попробуйте 14 дней бесплатно · Без привязки карты. Подписку оформите, только когда приложение действительно пригодится.
Загрузить в App Store
Что записывать при каждой оплате
Дата, ученик, сумма и, если важно, за что. Старую запись не исправляйте поверх — добавьте корректировку, тогда баланс всегда можно объяснить родителям, если спросят.
Если оплаченное заранее занятие отменили, деньги должны вернуться на баланс ученика, а не исчезнуть. Если ученик пропустил занятие без предупреждения, решите в своих правилах, оплачивается ли оно, — и применяйте это правило каждый раз.
Проверка оплат раз в неделю: 5 минут
Раз в неделю посмотрите три списка: кто должен, у кого заканчивается предоплата и кто заплатил на этой неделе. О долге говорите до следующего занятия, а не через месяц — о небольших суммах говорить проще.
Если вы ведёте это в тетради или таблице, именно на еженедельной проверке и всплывают ошибки. Чем больше учеников, тем дольше она занимает.
Как Squool ведёт оплаты за вас
В Squool у каждого ученика своя цена за занятие и свой баланс. Ученик заплатил — нажмите «Пополнить» и введите сумму, и Squool сам оплатит его занятия, начиная с самого раннего. Отменённое оплаченное занятие само вернёт деньги на баланс.
Вверху списка учеников — два итога: «Долги» и «Предоплата», и ученики за каждым из них. Учеников можно отсортировать по имени, по долгу или по предоплате. В сетке недели цвет занятия показывает, оплачено ли оно, есть ли долг, предоплата или занятие ещё впереди.
Карточка ученика: баланс и история оплат
Откройте ученика — и увидите баланс, ближайшие и прошедшие занятия и всю историю операций. Сумма с плюсом пополняет баланс, с минусом — уменьшает, а ошибочную запись можно удалить из истории.
Squool работает на iPhone, iPad и Mac и синхронизируется через ваш личный iCloud, без регистрации. Ученики и суммы хранятся на вашем устройстве и в вашем iCloud — разработчик их не видит. Первые 14 дней бесплатно, без привязки карты.
Вопросы и ответы
Как репетитору вести учёт оплат учеников?
Ведите по каждому ученику один текущий баланс: оплаты добавляют, каждое занятие списывает свою цену. Плюс — предоплата, минус — ученик должен.
Как учитывать предоплату за пакет занятий?
Внесите всю оплату на баланс ученика, и пусть каждое занятие списывает свою цену. В Squool вы нажимаете «Пополнить», и следующие занятия оплачиваются сами, начиная с самого раннего.
Какое приложение лучше для учёта оплат учеников у репетитора?
Squool сделан именно для этого на iPhone, iPad и Mac: балансы учеников, итоги по долгам и предоплате, история операций. 14 дней бесплатно, без привязки карты.
Может ли Squool принимать оплату от учеников или выставлять счета?
Нет. Squool записывает оплаты, которые вы получили любым способом — наличными, переводом, на карту, — но не принимает платежи и не выставляет счета.
Что происходит с оплаченным занятием, которое отменили?
В Squool деньги возвращаются на баланс ученика и оплачивают его следующее занятие. Отменённое занятие показывается в статистике как потерянный доход.
Читайте также
Пропуски и отмены
Как составить честные правила отмены занятий у репетитора, когда брать оплату за пропуск и как учитывать доход, потерянный из-за отмен.
Таблица или приложение
Честное сравнение для репетиторов: когда хватит тетради, Excel или Google Таблиц, какие нужны столбцы и когда приложение для репетитора экономит время.
Доход репетитора
Как частному репетитору видеть реальный доход за месяц: что заработано, что ещё не оплачено, что впереди и сколько стоят отмены. Простой способ и приложение.
Логопедам
Учёт занятий с логопедом, абонементов и оплат от родителей на iPhone, iPad и Mac. Пропуски и отмены, заметки к занятиям.
Попробуйте 14 дней бесплатно
Без привязки карты. Подписку оформите, только когда приложение действительно пригодится.
Загрузить в App Store